Versie 20082021
Uw persoonsgegevens zijn uitermate belangrijk voor ons en wij maken er dan ook een punt van om deze zo goed als mogelijk te beschermen en bij het gebruik van deze gegevens steeds uw rechten te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke Belgische en Europese regels inzake privacy en de bescherming van persoonsgegevens.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens die verzameld worden via de SmartWithFood Services (hierna SWF Services). Onder de SWF Services vallen de SWF App en de verschillende modules die worden aangeboden via het my.smartwithfood platform.
Het my.smartwithfood platform omvat als modules zowel het Coach platform, als de Lifestyle Check. Wanneer u via de SWF Services zou worden doorverwezen naar een andere website of applicatie, moet u rekening houden met de voorwaarden die voor die website of applicatie van toepassing zijn.
Deze Privacyverklaring moet samen gelezen worden met onze Gebruiksvoorwaarden. Zij maken een onlosmakelijk geheel uit.
1 SMARTWITHFOOD ALS VERANTWOORDELIJKE VAN DE VERWERKING
De SWF Services zijn eigendom van en worden beheerd door SmartRetail BV, met maatschappelijke zetel te B-1500 Halle, Edingensesteenweg 196 en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0640.760.224 RPR Nederlandstalige Rechtbank van Koophandel Brussel (BTW BE 0640.760.224) (hierna “SmartWithFood”, “SWF”, “wij” of “ ons”), die tevens de verantwoordelijke is voor de verwerkingen van persoonsgegevens onder de SWF Services.
Onze SmartWithFood Data Protection Officer (vanaf hier: DPO) kan u bereiken op onze vestiging te B-9820 Merelbeke, Guldensporenpark 100 (Blok K) en via: info@smartwithfood.com
2 WELKE PERSOONSGEGEVENS ZAMELEN WE IN EN VERWERKEN WE?
2.1 Informatie die u aan ons verstrekt
2.1.1 SWF APP
Via de SWF App kan u een profiel aanmaken; dit kan via een e-mailadres en paswoord of via uw Facebook-, Xtra-, of Apple-account.
Hiervoor vragen wij dat u enkele contactgegevens ingeeft met inbegrip van uw (profiel)naam en een geldig emailadres (hierna: de “Contactgegevens”). Daarnaast kunnen gebruikers hun profiel vervolledigen met gegevens in verband met gewenste of te vermijden ingrediënten (hierna: de “Profielgegevens”). Deze profielgegevens omvatten:
• Naam
• Geboortedatum
• Gezinssamenstelling (aantal personen en jonge kinderen)
• Voedselkennis
• Interesses
• Dieetvoorkeuren
• Dieetrestricties
• Recepten die u toevoegt aan uw kookboek en mealplanning
Bij het opmaken van uw profiel via uw Xtra-, Facebook-, of Apple-account, trekken we enkel uw voornaam, naam, e-mailadres en profielfoto (in geval van Facebook) binnen. We sturen bij uw registratie geen data van de SWF App naar deze providers door.
Indien u gebruik maakt van de chat functie van de SWF App verwerken we ook de inhoud van deze communicatie met ons.
Ten slotte registreren wij uw scan- & zoekgedrag van de SWF App en het opvragen van de bijkomende producten via de functie “Ontdek ook deze producten die u mogelijk interesseren” (hierna: “Scan- & zoekgedrag en gegevens inzake het gebruik van de app”).
Wanneer u gebruik maakt van de module Coaching binnen de SWF App kan u uw profiel verder aanvullen met gegevens omtrent uw coachingsvoorkeuren. Deze profielgegevens omvatten:
• Uw naam
• Uw aandachtspunten
• Het type coach dat u zoekt
Wanneer u een kennismakingsgesprek vastlegt met uw coach, zal deze afspraak weergegeven worden in uw agenda binnen de SWF App.
2.1.2 My.smartwithfood platform
COACH PLATFORM SERVICE
Via het Coach Platform van het my.smartwithfood platform kan u als coach een profiel aanmaken, dit gebeurt via uw e-mailadres en paswoord. Vervolgens vult u uw profiel verder aan met volgende gegevens:
• Naam
• E-mailadres
• Geslacht
• Adres
• Type coach
• Expertises
• Talen
• Coach motivatie
• Riziv-nummer
Daarnaast verwerken we ook informatie omtrent uw afspraken als coach met de Gebruikers van de SWF app
• Datum en tijdstip
• Type afspraak
• Verwachtingen
LIFESTYLE CHECK SERVICE
Via het my.smartwithfood platform kan u een profiel aanmaken en op deze manier kan u de Lifestyle check service activeren. Dit gebeurt aan de hand van een code die u toegestuurd krijgt via een e-mail van uw werkgever of van SmartWithFood. Vervolgens kan u de vragenlijst invullen, hiervoor worden volgende gegevens gevraagd:
• Geslacht
• Leeftijd
• Lengte
• Gewicht
• Informatie omtrent uw beroep (soort werk, operating unit, shiften, arbeidstijd)
• Voedingsvoorkeuren (frequentie en hoeveelheid van voedingsconsumptie)
• Bewegingsprofiel (frequentie van beweging tijdens vrije tijd/werk)
• Slaapritme
• Informatie m.b.t mind & stress
LIFESTYLE CHECK SERVICE & Vragenlijst voor SmartWithFood Health programma
Via het my.smartwithfood platform kan u een profiel aanmaken en op deze manier kan u de Lifestyle check service activeren. Dit gebeurt aan de hand van een code die u toegestuurd krijgt via een e-mail van uw werkgever of van SmartWithFood. Vervolgens kan u de vragenlijst invullen, hiervoor worden volgende gegevens gevraagd:
HELLO HEALTH
Via het my.smartwithfood platform kan u deelnemen aan het Hello Health onderzoek. In het kader van het Hello Health onderzoek worden volgende gegevens verwerkt:
2.2 Technische gegevens en cookies
2.2.1 SWF APP
Telkens wanneer u gebruik maakt van de SWF App verzamelen wij informatie via SDK’s en andere technologieën, deze informatie heeft betrekking op uw browser en besturingssysteem, de externe website/app die u heeft doorverwezen naar de SWF App, de door u gebruikte functionaliteiten van de SWF App, de datum en tijd van uw sessie (hierna: de “Technische Gegevens”).
Zo maakt de SWF App gebruik van volgende analysediensten:
- Google Analytics
- Mixpanel
- Sentry
- Facebook analytics
Aan de hand van deze tools kunnen wij de acties van de gebruikers volgen. Met statistieken bedoelen we een teller die het aantal bezoekers optelt of opmeet.
2.2.2 My.smartwithfood platform
Ook wanneer u gebruik maakt van het my.smartwithfood platform, verzamelen wij informatie via cookies en andere technologieën, deze informatie heeft betrekking op uw browser en besturingssysteem, de externe website/app die u heeft doorverwezen naar het my.smartwithfood platform, de door u gebruikte functionaliteiten van het my.smartwithfood platform, de datum en tijd van uw sessie.
Het my.smartwithfood platform maakt gebruik van volgende analysediensten:
- Google Analytics
- Facebook Analytics
3 VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP WELKE RECHTSGROND VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
3.1 Contactgegevens en Profielgegevens
3.1.1 SWF APP
Contactgegevens en Profielgegevens verkregen via de SWF App, worden bijgehouden in een database, en verwerkt om:
• De door u opgegeven voedingsvereisten en/of –voorkeuren te vergelijken met informatie over ingrediënten of allergenen aangeleverd door Dataverstrekkers.
• U te informeren of bepaalde producten voldoen aan de opgegeven vereisten en/of voorkeuren, onder uitdrukkelijk voorbehoud van datgene wat hierover is gezegd in de Gebruiksvoorwaarden.
• U te informeren over andere voedingsproducten die u, gelet onder meer op de opgegeven vereisten en/of voorkeuren, mogelijk ook interesseren.
• Te gebruiken in het kader van een geautomatiseerde verwerking van deze persoonsgegevens waarbij aan de hand van deze gegevens persoonlijke aspecten kunnen worden geëvalueerd, zoals uw persoonlijke voorkeuren of interesses, om u op die manier informatie en aanbiedingen te kunnen bezorgen die u mogelijks kunnen interesseren.
• Direct marketing doeleinden om u te kunnen voorzien van gerichte communicatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties van ons of onze geselecteerde partners.
• U te informeren over producten, diensten en aanbiedingen of aanbevelingen per e-mail (indien u hiervoor opteert)
• U te contacteren per e-mail over wetenschappelijke studies, focus groepen en nieuwe features (indien u hiervoor opteert)
Uw geslacht, gezinssamenstelling en geboortedatum wordt gevraagd omdat dit een belangrijk aspect is wanneer we uw ideale porties berekenen en om specifieke inhoud voor kinderen aan te bieden.
Uw voedselkennis en interesses helpt bij het opstellen van uw advies en zorgt er voor dat u relevante tips en suggesties krijgt in recepten, bij het scannen van producten of op uw home feed.
Uw dieetvoorkeuren en -restricties worden verwerkt om bepaalde adviezen, producten of recepten te filteren op basis van uw keuze.
De inhoud van het chatgesprek verwerken we om door middel van de online voedingscoach u algemene voedingsinformatie te verstrekken en u te helpen bij het maken van voedingskeuzes aan de hand van wetenschappelijk erkende adviezen. De inhoud van het gesprek kan, bijvoorbeeld bij een veel voorkomende vraag, na het anonimiseren van uw persoonsgegevens gebruikt worden voor onze FAQ.
Contactgegevens van personen die gebruik maken van de expert chat functie worden op basis van toestemming verwerkt, om contact op te nemen om vragen op een later tijdstip te beantwoorden (bv. via WhatsApp).
Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw voorafgaande, uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming. U kan uw toestemming steeds aanpassen of intrekken overeenkomstig de bepalingen hieronder.
Wij verwerken de gegevens inzake uw scan- & zoekgedrag en het gebruik dat u maakt van de SWF App om de functie van het voorstellen van bijkomende producten te verbeteren en om de informatie die de Gebruiker te zien krijgt indien hij een product scant of zoekt, nog beter af te stemmen op de noden van de Gebruiker. Uw persoonsgegevens zullen niet zonder uw voorafgaande toestemming verder verwerkt worden voor andere dan de hierboven vermelde doeleinden.
Tot slot, worden uw profielgegevens in het kader van Coaching verwerkt om een zo goed mogelijke match te maken tussen u en onze coaches. Op basis van uw profiel worden coaches voorgesteld die volgens ons het beste met u matchen.
Wanneer u een coach selecteert om deze te leren kennen, zal deze coach uw contactgegevens (e-mailadres) ontvangen om samen met u een kennismakingsgesprek in te plannen.
Wanneer u vervolgens de coaching start en u uw coach accepteert, zal deze coach toegang krijgen tot uw profielgegevens, namelijk:
• Uw interesses
• Uw voorkeuren
• Uw restricties
• Uw aandachtspunten
Uw coach ontvangt deze gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen coachen.
Wij verwerken al deze persoonsgegevens op basis van uw specifieke, voorafgaande, uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming.
3.1.2 My.smartwithfood platform
COACH PLATFORM SERVICE
Uw profielgegevens als coach verkregen via het Coach Platform worden verwerkt om een zo goed mogelijke match te maken tussen u en de Gebruikers van de SWF app. Op basis van uw profiel wordt u aan Gebruikers van de SWF app voorgesteld die volgens ons het beste met u matchen. Uw e-mailadres en exacte adres wordt niet gedeeld met de Gebruikers van de SWF app, enkel uw stad of gemeente.
LIFESTYLE CHECK SERVICE
Uw gegevens verkregen via de Lifestyle check service worden verwerkt om een zo goed mogelijk beeld te maken van uw levensstijl. De vragenlijsten gaan over voeding, beweging, slaap en stress. U krijgt op het einde een uitgebreid rapport met levensstijl scores en inzichten. Bovendien krijgt u (indien u dat wil) via de SWF App verdere gepersonaliseerde ondersteuning via recepten en praktische tips. Indien de Lifestyle Check service geïnitieerd wordt door uw werkgever, ontvangt deze in geen geval inzage tot uw persoonsgegevens. Uw werkgever krijgt enkel inzicht in het rapport via anonieme, geaggregeerde data. Hiermee kan uw werkgever het aanbod op vlak van welzijn op het werk evalueren en indien nodig bijsturen.
HELLO HEALTH
Uw persoonsgegevens en stalen als Gebruiker worden enkel verwerkt voor het Hello Health onderzoek. Het Hello Health-onderzoek analyseert de wisselwerking tussen uw levensstijl (voedingspatroon, beweegpatroon, slaappatroon en stresspatroon) en uw gezondheidstoestand (bloedwaarden, gewicht, bloeddruk, buikomtrek). Daarom hebben we ook de informatie nodig uit de medische vragenlijsten (gezondheid en gemeten bloeddruk, gewicht en buikomtrek) en de resultaten van de analyses van uw bloedstalen. Bovendien is het Hello Health-onderzoek een levensstijl interventiestudie. We gaan trachten uw gezondheid te verbeteren door uw levensstijl te wijzigen. Zoals beschreven in het formulier voor geïnformeerde toestemming, zullen we u een levensstijl programma aanbieden met 3 consultaties met een health coach en digitale ondersteuning via de SmartWithFood app. U zal ook toegang en inzage krijgen in uw levensstijl rapport en bloedrapport en uw coach zal u hierover informatie geven. De gegevens in verband met uw levensstijl worden verwerkt om via de SmartWithFood app uw gepersonaliseerde doelen voor te stellen. Op basis van uw geselecteerde doelen krijgt u tips, recepten en oefeningen. De inhoud van uw gesprek met uw coach wordt samengevat door uw coach en doorgegeven aan de SmartWithFood studie-coördinatoren zodat SmartWithFood zijn programma verder kan optimaliseren. Een mogelijk gesprek in de SmartWithFood chat wordt verwerkt door een diëtist van het SmartWithFood-team. De gegevens inzake uw scangedrag en het gebruik dat u maakt van de app worden verwerkt om het voorstellen van bijkomende producten te verbeteren en om de informatie die u te zien krijgt indien u een product scant, nog beter af te stemmen op uw noden, en Colruyt Group de mogelijkheid te geven om hun productgamma te verbeteren.
3.2 Technische gegevens en cookies
Technische gegevens worden door ons via de SWF App en my.smartwithfood platform ingezameld en verwerkt voor statistische doeleinden en voor de verdere verbetering van onze dienstverlening naar u toe. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen we uw toestemming.
Door Google Analytics verkrijgen we statistische informatie omtrent het aantal gebruikers van de SWF App en het my.smartwithfood platform. Mixpanel zorgt ervoor dat we het gebruikersgedrag en de functionaliteiten in de SWF App analyseren. Door Sentry traceren we errors en problemen in de SWF App. Facebook SDK zorgt ervoor dat we analyseren hoeveel personen via een Facebook Advertentie op de SWF App terecht komen.
4 WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS?
4.1 SmartWithFood
Medewerkers van SmartWithFood hebben slechts toegang tot uw persoonsgegevens voor zover zij dit nodig hebben om hun taak uit te oefenen.
SmartWithFood laat al zijn medewerkers een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen waardoor zij contractueel gehouden zijn om persoonsgegevens als strikt vertrouwelijk te behandelen en niet aan derden door te geven .
4.2 Dienstverleners
Met onder meer de (IT-)dienstverleners die in opdracht van SmartWithFood onze datastructuur opzetten en te onderhouden werden “verwerkersovereenkomsten” gesloten, met het oog op het maximaal beschermen van uw persoonsgegevens. Ook hier wordt enkel toegang verleend tot persoonsgegevens indien dit strikt noodzakelijk is voor het opzetten en onderhouden van onze database.
Ook andere dienstverleners waarop we beroep doen, zoals voor het uitsturen van onze mails, hebben toegang tot je persoonsgegevens. Zij mogen je gegevens voor geen andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze privacyverklaring.
4.3 Bevoegde autoriteiten
SmartWithFood kan bevoegde autoriteiten inzage geven in het kader van dreigende of hangende juridische procedures, in het kader van gerechtelijke opsporingen en informatievragen, op vraag van de overheid of om andere wettelijke verplichtingen na te leven.
4.4 Coach(es) (wanneer u gebruik maakt van de module Coaching binnen de SWF App)
Zoals omschreven in 3.4 ontvangt een coach uw contactgegevens wanneer u aangeeft dat u deze coach wenst te leren kennen. Wanneer u vervolgens de coaching start en u uw coach accepteert, zal deze coach toegang krijgen tot uw profiel.
4.5 Jitsi (wanneer u gebruik maakt van Jitsi binnen de module Coaching binnen de SWF App) & Calendly
Wanneer je een online gesprek plant met jouw coach, kan dit gesprek via Jitsi doorgaan indien je hiervoor opteert. In dat geval geldt de privacyverklaring van Jitsi. Het opnemen van videogesprekken is niet toegestaan.
Wanneer je een afspraak met je coach plant, zal Calendly je naam en e-mailadres ontvangen. Dit om je een bevestigingse-mail van je afspraak te kunnen sturen. Calendly mag niets anders met deze gegevens doen dan het versturen van de bevestigingse-mail.
5 WAAR BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij doen beroep op Amerikaanse IT-verleners zoals Microsoft Azure (voor veilige cloudopslag) voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Het datacenter van Microsoft Azure bevindt zich in de Europese Economische Ruimte.
Voorts doen we voor het gebruik van de SWF App beroep op Amerikaanse IT-verleners zoals Intercom en WhatsApp voor het gebruik van de expert chat tool binnen de SWF App. Ook maken we voor verschillende services gebruik van SendGrid om e-mails te verzenden.
Daarnaast gebruiken we ook Mailchimp om u per e-mail te contacteren over producten, diensten, aanbiedingen en aanbevelingen of wetenschappelijke studies, focus groepen en nieuwe features (indien u hiervoor opteert).
Zoals hierboven omschreven, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgt SmartWithFood voor adequate maatregelen om een passend beschermingsniveau te garanderen.
6 HOE LANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
SmartWithFood bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de bovenvermelde doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Wij bewaren uw persoonsgegevens in onze systemen zolang het redelijkerwijs nodig is om onze diensten te kunnen verlenen.
Data die wij verkrijgen via de SWF services worden bewaard tot u uw account stopzet (zie voor verwijdering van uw account hieronder). Daarna zullen de gegevens worden geanonimiseerd of verwijderd.
7 HOE BEVEILIGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
SmartWithFood behandelt uw persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. SmartWithFood beveiligt haar systemen – naar redelijkheid – tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking. SmartWithFood maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek. Uw gegevens zijn adequaat beveiligd conform de geldende privacywet- en regelgeving. De door u verstrekte persoonsgegevens staan op servers die zich in gecontroleerde en beveiligde omgevingen.
Onverminderd de voormelde inspanningen dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds een risico is verbonden aan het verzenden van persoonsgegevens over het internet. Wij kunnen dan ook de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens nooit volledig garanderen.
8 WAT ZIJN UW RECHTEN?
Indien u ons uw gegevens hebt verstrekt, zowel actief als automatisch, heeft u steeds het recht om ons kosteloos te vragen over welke persoonsgegevens wij beschikken, en deze gegevens desgevallend kosteloos te laten corrigeren, beperken en over te dragen in elektronisch formaat of te verwijderen. Verder beschikt u over het recht om uw toestemming met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens op ieder moment te herroepen. Deze herroeping zal echter geen invloed hebben op de wettigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de periode die voorafgaat aan het moment van deze herroeping. U kunt deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via de contactgegevens, op voorwaarde dat u zich afdoende identificeert. U kan op elk ogenblik uw SWF account en de SWF App verwijderen. Alle persoonsgegevens in het bezit van SmartWithFood zullen dan verwijderd worden, tenzij SmartWithFood wettelijk verplicht is om deze bij te houden dan wel over een andere rechtmatige basis beschikt om deze verder te verwerken.
9 RELATIE STOPZETTEN MET COACH (WANNEER U GEBRUIK MAAKT VAN COACHING BINNEN DE SWF APP)
Indien u de relatie met uw coach wil stopzetten, dan dient u een mail met deze vraag te versturen naar info@smartwithfood.com. Na de stopzetting zal de coach geen toegang meer hebben tot uw profielgegevens.
10 HOE KUNT U UW ACCOUNT VERWIJDEREN?
Indien u uw account en alle bijhorende data wil laten verwijderen uit onze bestanden, dan dient u een mail met deze vraag te versturen naar het e-mail adres: info@smartwithfood.com. U kan voor uw gehele account of per SWF Service uw gegevens laten verwijderen. U dient dit te specifiëren in uw verzoek. Uw gegevens zullen hierbij gewist worden en u zal geen toegang meer hebben tot de desbetreffende SWF Service.
11 WIJZIGINGEN AAN DE PRIVACYVERKLARING
SmartWithFood behoudt zich het recht om de privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen door een nieuwe versie te plaatsen.
Bij installatie van de SWF App zal u gevraagd worden om de bepalingen van deze Privacyverklaring (samen met de Gebruiksvoorwaarden) aandachtig te lezen en vervolgens te aanvaarden. Bij elke update van de software en bij elke wijziging van de Privacyverklaring zal deze toestemming opnieuw gevraagd worden.
12 HOE KAN U ONS BEREIKEN?
Indien u vragen heeft omtrent de privacyverklaring, gelieve SmartWithFood te contacteren:
Per mail: info@smartwithfood.com
Per post: B-9820 Merelbeke, Guldensporenpark 100 (Blok K)
Via de ‘help’ knop op het my.smartwithfood platform.